Henkilöstövuokrausyritys tarkistaa työnhakijan taustat tyypillisesti vahvistamalla työ- ja koulutushistorian, tarkistamalla henkilöllisyyden ja pyytämällä tarvittaessa viitteitä aiemmilta työnantajilta. Laajuus vaihtelee toimialan ja tehtävän vaatimusten mukaan. Alla käymme läpi taustatarkistusprosessin yleisimmät kysymykset selkeinä vastauksina.
Mitä tietoja taustatarkistuksessa yleensä selvitetään?
Taustatarkistuksessa selvitetään tyypillisesti hakijan henkilöllisyys, työ- ja koulutushistorian paikkansapitävyys, mahdolliset suositukset sekä tehtävän edellyttämät luvat ja pätevyydet. Tarkistuksen laajuus riippuu aina haettavasta tehtävästä ja toimialasta.
Käytännössä lähes jokainen rekrytointi sisältää ainakin seuraavat perusvaiheet:
- Henkilöllisyyden vahvistaminen virallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai passista
- Työ- ja koulutushistorian tarkistaminen ansioluettelon tietojen pohjalta
- Suositukset aiemmilta esimiehiltä tai työnantajilta
- Ammattipätevyydet ja luvat, kuten hygieniapassi, tulityökortti tai ajokortti
Vaativammissa tai vastuullisemmissa tehtävissä taustatarkistus voi ulottua myös luottotietoihin tai rikosrekisteriin. Näissä tapauksissa hakijalle kerrotaan aina etukäteen, mitä tietoja tarkistetaan ja miksi.
Miten työ- ja koulutushistorian paikkansapitävyys varmistetaan?
Työ- ja koulutushistorian paikkansapitävyys varmistetaan ottamalla suoraan yhteyttä aiempiin työnantajiin tai oppilaitoksiin, pyytämällä työtodistuksia sekä tarkistamalla tutkintotodistukset. Tämä on taustatarkistuksen luotettavin ja yleisin menetelmä.
Käytännössä prosessi etenee niin, että hakijalta pyydetään työtodistukset tai muut dokumentit, jotka vahvistavat ansioluettelossa mainitut tiedot. Lisäksi henkilöstövuokrausyritys voi soittaa suoraan hakijan ilmoittamille suosittelijoille tai entisille esimiehille ja kysyä esimerkiksi työsuhteen kestosta, tehtävänkuvasta ja yhteistyön sujumisesta.
Jos hakija on suorittanut jonkin ammattitutkinnon tai kurssin, todistus pyydetään nähtäväksi. Erityisesti turvallisuuteen liittyvissä tehtävissä, kuten rakennusalalla tai teollisuudessa, voimassa olevat kortit ja luvat tarkistetaan aina ennen työn aloittamista.
Saako työnhakijalta pyytää rikosrekisteriotetta?
Työnhakijalta voi pyytää rikosrekisteriotetta vain tietyissä laissa määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, kun tehtävä sisältää lasten kanssa työskentelyä tai turvallisuuskriittisiä vastuita. Rikosrekisteriote ei ole vakiokäytäntö tavallisessa rekrytoinnissa.
Suomessa rikosrekisterilaki määrittelee tarkasti, milloin ja kenen rikosrekisteritietoja voidaan tarkastaa. Työnantajalla tai henkilöstövuokrausyrityksellä ei ole oikeutta pyytää otetta vapaasti minkä tahansa tehtävän yhteydessä. Selkeimmät tilanteet, joissa ote voidaan pyytää, ovat:
- Tehtävät, joissa ollaan tekemisissä alaikäisten kanssa (esimerkiksi lasten hoito tai opetusala)
- Tietyt turvallisuusalan tehtävät
- Tehtävät, joihin liittyy merkittävä taloudellinen vastuu tai luottamusasema
Tärkeää on myös se, että rikosrekisteriote on aina hakijan itse hankkima ja vapaaehtoisesti luovuttama asiakirja. Työnantaja ei voi hankkia sitä hakijan puolesta ilman tämän suostumusta.
Miten taustatarkistukset eroavat eri toimialoilla?
Taustatarkistukset eroavat toimialoittain merkittävästi sen mukaan, millaisia riskejä tai vastuita tehtävään liittyy. Teollisuudessa ja rakennusalalla korostuvat turvallisuuskortit, logistiikassa ajokortti ja kuljetusalan luvat, kun taas toimisto- ja hallintotehtävissä painottuvat koulutus ja kokemus.
Teollisuus ja rakennusala
Näillä aloilla taustatarkistus kattaa lähes poikkeuksetta voimassa olevat turvallisuuspätevyydet, kuten työturvallisuuskortin, tulityökortin tai teline- ja nosturikortin. Ilman näitä hakija ei yksinkertaisesti voi aloittaa työtä monissa työmaa- tai teollisuusympäristöissä.
Logistiikka ja varastoala
Logistiikan ja varastoalan tehtävissä tarkistetaan usein ajokortin voimassaolo, trukkikortti sekä mahdolliset vaarallisten aineiden kuljetukseen liittyvät luvat. Myös fyysinen soveltuvuus tehtävään voidaan arvioida.
Toimisto- ja hallintotehtävät
Toimistoalan rekrytoinnissa taustatarkistus on usein kevyempi. Pääpaino on koulutuksen ja työkokemuksen vahvistamisessa sekä suositusten tarkistamisessa. Taloudellista vastuuta sisältävissä tehtävissä voidaan tarkistaa myös luottotiedot.
Mitä GDPR tarkoittaa työnhakijan tietojen käsittelyssä?
GDPR eli EU:n yleinen tietosuoja-asetus tarkoittaa, että työnhakijan henkilötietoja saa kerätä, käsitellä ja säilyttää vain rekrytoinnin kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja vain hakijan suostumuksella tai muulla lainmukaisella perusteella. Tiedot on hävitettävä, kun rekrytointitarve on päättynyt.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että henkilöstövuokrausyrityksen on kerrottava hakijalle selkeästi, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Hakijalla on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista tai tarkistaa, mitä hänestä on tallennettu.
Taustatarkistuksen yhteydessä kerättyjä tietoja ei saa jakaa kolmansille osapuolille ilman asianmukaista perustetta. Me Hunaja Worksilla käsittelemme kaikkien hakijoiden tietoja tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja huolehdimme siitä, että tiedot pysyvät turvassa koko rekrytointiprosessin ajan.
Kuinka kauan taustatarkistusprosessi kestää?
Taustatarkistusprosessi kestää tavallisesti yhdestä muutamaan arkipäivään. Perusvaiheet, kuten henkilöllisyyden ja pätevyyksien tarkistaminen, hoituvat usein nopeasti, mutta suosittelijoiden tavoittaminen tai asiakirjojen odottaminen voi pidentää aikataulua.
Nopeuteen vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
- Hakijan oma aktiivisuus eli kuinka nopeasti hän toimittaa pyydetyt dokumentit
- Suosittelijoiden tavoitettavuus, sillä aiempien työnantajien tavoittaminen voi viedä aikaa
- Tarkistuksen laajuus, joka vaihtelee tehtävän vaativuuden mukaan
- Toimialan erityisvaatimukset, kuten turvallisuuskorttien voimassaolon tarkistaminen
Yksinkertaisimmillaan koko prosessi voi olla valmis jo samana päivänä, kun kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla. Meidän kokemuksemme mukaan sujuvin taustatarkistus syntyy, kun hakija toimittaa tarvittavat dokumentit heti prosessin alussa ja suosittelijoiden yhteystiedot ovat ajan tasalla. Tämä nopeuttaa rekrytointia merkittävästi ja varmistaa, että oikea henkilö pääsee töihin mahdollisimman pian.